Cristina S. Rodrigues*
Com premissas e objetivos de melhores negócios para as empresas, eliminação da concorrência desleal, compartilhamento de informações padronizadas, redução de custos, uniformização das informações, aperfeiçoamento do combate à sonegação e ainda, como não podia faltar, a preservação do meio ambiente, através da redução do consumo de papel, as Fazendas Federal e dos Estados instituíram novas regras para o tratamento fiscal por via eletrônica dos contribuintes relativos aos tributos ICMS e IPI.
Para a concretização do projeto se faz necessária a utilização dos recursos eletrônicos da informática, que já são adotados pela maioria dos contribuintes.
Os dois principais mecanismos que vamos abordar são o Sped e o PAF-ECF.
Sped
A implantação do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) composto por três grandes subprojetos: Escrituração Contábil Digital, Escrituração Fiscal Digital e a NFe – Ambiente Nacional, deverá ser adotado por praticamente todos os contribuintes.
A Escrituração Contábil é, simplesmente, a substituição dos livros da escrituração mercantil pelos seus equivalentes digitais com layout específico. A partir do seu sistema de contabilidade, a empresa gera um arquivo digital (forma eletrônica), submetido ao Programa de Validação e Certificação Digital (PVA) e transmitido, via internet, ao ambiente Sped.
A Escrituração Fiscal Digital – EFD é um arquivo digital, formado pela escrituração de documentos fiscais e demais informações de interesse dos fiscos das unidades da Federação e da Receita Federal, bem como de registros de apuração de impostos referentes às operações e prestações praticadas pelo contribuinte.
O arquivo deverá ser validado, assinado digitalmente e transmitido, via internet, ao ambiente Sped.
A Nota Fiscal Eletrônica é utilizada em substituição a Nota Fiscal modelo 1 ou 1-A, pelos contribuintes do IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) ou ICMS (Imposto sobre Operações Relativas à Circulação de Mercadorias e sobre a Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação), juntamente com Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica – DANFE. A validade jurídica é garantida através de Certificado Digital.
PAF-ECF
O Programa Aplicativo Fiscal Emissor de Cupom Fiscal é o aplicativo que envia comandos para a impressora fiscal, de abrangência nacional. Atinge diretamente as software houses e os contribuintes obrigados ao uso do ECF.
Estabelece regras, dentre elas que não pode ser comercializado por pessoa física e só pode ser instalado pela empresa desenvolvedora, e também estabelece requisitos para os aplicativos comerciais: frente de loja, gestão ou retaguarda, de acordo com os diversos ramos de atividade. O aplicativo deve ser homologado e cadastrado na Sefaz de cada estado.
A autorização para uso do ECF somente será liberada com a informação do PAF-ECF (número do MD5), previamente cadastrado e autorizado. Com a aproximação do prazo final (março/2010), para implantação ou substituição dos aplicativos existentes, por todos os contribuintes usuários de ECF, chegam aos contribuintes várias informações equivocadas.
As impressoras fiscais matriciais (bobina de duas vias) podem continuar operando até o esgotamento da memória fiscal. Porém, se antes do esgotamento a memória fiscal apresentar defeito, deverá ser substituída por ECF com MFD (memória de fita detalhe).
O ECF com MFD, por possibilitar o armazenamento dos itens e demais informações, torna-se mais interessante tanto para o fisco, possibilitando um maior controle das vendas e o cruzamento entre os dados contábeis e fiscais, como também para as softwares houses, devido às facilidades para o desenvolvimento do PAF-ECF. Por conseguinte, apenas em algumas situações, que devem ser estudadas com muita cautela, a troca da impressora matricial pela MFD poderá ser mais vantajosa para o contribuinte.
É importante ressaltar que o contribuinte, além de se adaptar às novas exigências e responsabilidades, está no momento de rever seu ambiente de venda, sua solução de automação e de infraestrutura, tanto de hardware quanto de rede. Deve ficar atento para não adquirir uma solução que não atenda às novas regras ou que atenderá apenas por tempo limitado, por exemplo, a compra inadequada do ECF e do aplicativo fiscal.
A solução Desktop (PC), com as especificações corretas, atenderá perfeitamente as novas exigências – o que não podemos afirmar em relação a algumas soluções como micro-terminal, thin client e teclado programável – as quais, por serem atraentes, devem ser estudadas com cautela.
O fisco deseja aumentar o controle e a fiscalização, reduzindo o tempo e a presença de fiscais nas instalações do contribuinte. Nesse novo ambiente, mesmo o contribuinte não obrigado a nota fiscal eletrônica, assim como a software house obrigada ao PAF-ECF, passam a ser ambos fiscais do Estado.
*Cristina S. Rodrigues é consultora de automação comercial e diretora do SEPRORJ.